Обязательный электронный документооборот охватит всю цепочку грузоперевозок — от отправителя до получателя.
С 1 сентября 2026 года бумажная накладная перестаёт быть основной формой оформления перевозки. Сведения о движении груза будут передаваться через ГИС ЭПД.
Реформа затронет всю логистическую цепочку: грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей. Требования распространяются на компании независимо от их основного вида деятельности. Производителю, торговой сети или интернет-магазину придётся работать по новым правилам наравне с транспортной организацией, если компания участвует в отправке или приёмке грузов.
Какие документы станут электронными
Обязательный формат вводится для транспортных накладных и заказов-заявок при автомобильных перевозках, железнодорожных транспортных накладных, грузовых накладных при воздушных перевозках, а также экспедиторских документов.
Перечень включает поручение экспедитору, экспедиторскую и складскую расписки. Документы оформляются по утверждённым форматам и передаются в ГИС ЭПД. Отдельные ситуации, при которых допускается бумажное оформление, установлены приказами Минтранса. Речь идёт об объективных ограничениях, в том числе отсутствии связи или технической возможности сформировать электронный документ. Одновременное дублирование одной перевозки в бумажном и цифровом виде не предусмотрено.
Как будет работать система
Компании взаимодействуют с ГИС ЭПД через аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов. Оператор обеспечивает обмен данными между участниками перевозки и передаёт сведения в государственную систему.
Для подключения организации потребуется выбрать оператора, получить квалифицированную электронную подпись для руководителя или индивидуального предпринимателя, оформить машиночитаемые доверенности для уполномоченных сотрудников и определить, кто будет работать с документами внутри компании. При необходимости доступ предоставляется водителям и другим участникам логистического процесса.
Фактически перевозочный документ превращается в последовательность структурированных данных. Отправитель создаёт документ, перевозчик подтверждает принятие груза, а получатель фиксирует его доставку. Все изменения сохраняются в единой цифровой цепочке, поэтому участникам больше не нужно пересылать бумажные оригиналы и вручную сверять разные версии накладной.
Рынок уже начал переход
ГИС ЭПД работает с 2022 года и до настоящего времени использовалась добровольно. По данным Минтранса на 3 августа 2026 года, к системе подключены более 25 тысяч компаний, через неё прошло свыше 45 миллионов документов, а ежемесячный объём оформления превышает 2,4 миллиона.
С июня 2025-го по июль 2026 года общее количество документов в системе выросло с 15 до 45 миллионов. Электронный формат уже применяют крупные торговые, логистические и цифровые компании, включая X5, «Магнит», Ozon и «Деловые Линии».
Однако массовый переход значительно сложнее работы нескольких крупных участников. На отраслевых совещаниях обсуждаются обмен документами между разными операторами, взаимодействие с получателями-физлицами, оформление мультимодальных перевозок и работа в районах с нестабильным интернетом. Полный функционал электронных экспедиторских документов и обмена черновиками должен быть запущен к 1 сентября.
Что получает бизнес
Главный практический эффект — сокращение времени между доставкой и оплатой. Пока бумажный оригинал транспортной накладной возвращается грузоотправителю, расчёт с перевозчиком может откладываться на несколько недель. По оценке ФНС, электронный обмен способен ускорить получение оплаты в среднем на 20 дней.
Компании также снижают расходы на печать, курьерскую доставку и хранение документов. Данные о грузе, маршруте и участниках перевозки становятся доступны в одной системе, что уменьшает количество ручных операций и ошибок при переносе сведений.
Для управленческого учёта открывается ещё одна возможность: перевозочные документы можно связывать с бухгалтерскими, складскими и логистическими программами. Структурированные данные позволяют автоматически отслеживать сроки доставки, отклонения от маршрута, дисциплину контрагентов и состояние взаиморасчётов.
Именно здесь цифровизация выходит за пределы простой замены бумаги экраном. Единый массив данных создаёт основу для автоматизации логистики, прогнозирования загрузки транспорта и последующего применения аналитических систем и технологий искусственного интеллекта.
Где возникнут основные трудности
Сам факт подключения к оператору ещё не означает готовность компании. Предприятиям необходимо пересмотреть внутренние регламенты, распределить полномочия, проверить электронные подписи, настроить взаимодействие с контрагентами и заранее провести тестовую перевозку.
Для крупного бизнеса основная задача связана с интеграцией ГИС ЭПД в действующие учётные системы. Небольшим компаниям предстоит оценить стоимость сервиса, обучить сотрудников и отказаться от привычной практики, когда документы хранятся в бумажных папках, таблицах и переписке.
Особого внимания потребуют процессы, в которых участвуют несколько перевозчиков или экспедиторов. Ошибка одного звена способна задержать закрытие документа и расчёты по всей цепочке. Поэтому подготовка должна охватывать не отдельную бухгалтерию или транспортный отдел, а весь маршрут документа — от формирования заказа до подтверждения получения груза.
Что необходимо сделать до 1 сентября
Бизнесу следует определить, какие перевозочные и экспедиторские документы используются в работе, выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД, проверить наличие электронных подписей и машиночитаемых доверенностей, назначить ответственных сотрудников и протестировать обмен с основными контрагентами.
Откладывать настройку системы до последних дней августа рискованно. После вступления новых требований в силу цифровой документ станет частью обычной хозяйственной операции. Если компания не сможет его сформировать, подписать или передать, проблема быстро выйдет за рамки делопроизводства и затронет отгрузку, приёмку и оплату товара.
Переход на ЭПД меняет саму архитектуру российской логистики. Перевозка становится прозрачной цифровой операцией, в которой движение груза и движение данных происходят одновременно. Для государства это источник точной отраслевой статистики и инструмент контроля, для компаний — возможность ускорить расчёты и автоматизировать процессы. Цена неподготовленности также вполне материальна: задержки поставок, зависшие документы и деньги, которые не дошли до исполнителя вовремя.
#Россия #БизнесИТехнологии #Цифровизация #Логистика #РоссийскийБизнес